Um die unterschiedlichen Aufgaben bewältigen zu können, gibt es an der Schule verschiedene Arbeitskreise, die bereits gut gearbeitet haben. Der Baukreis, der Finanzkreis, der Öffenlichkeitsarbeitskreis und der Aufnahmekreis für die neuen Klassen. Diese Kreise sollen von Mitgliedern des Schulvereins besetzt werden. Das sind Eltern und LehrerInnen, aber auch kooptierte Fachkräfte von außerhalb des Schullebens.

Die Geschäftsführung repräsentiert die Schule im Geschäftswesen nach außen, hält Kontakt zu öffentlichen Stellen und regelt die finanziellen Angelegenheiten der Schule. Die Geschäftsführung arbeitet mit dem Kollegium zusammen.

Das Kollegium stellt den Personalkreis, der Kolleginnen und Kollegen einstellt und entlässt, bei der Einarbeitung begleitet und unterstützt. Vorstand und Geschäftsführung werden in die Entscheidungen einbezogen.

Eine Sicherheitsbeauftragte/ein Sicherheitsbeauftragter wird vom Vorstand benannt. Sie/er regelt die notwendigen Maßnahmen zur Sicherstellung der gesetzlichen Vorgaben.

Die Freie Waldorfschule Mayen i.G. ist eine selbstverwaltete Schule mit unterschiedlichen Leitungsgremien. Die pädagogische Konferenz bildet dabei das Herzstück. Sie besteht aus dem Lehrerkollegium, stellt die pädagogische Leitung der Schule dar und sichert den menschenkundlichen Hintergrund. Daneben steht das Organ der Mitgliederversammlung des Schulträgervereins. Aus diesem wird ein Vorstand gewählt, der eine Geschäftsführerin/einen Geschäftsführer stellt. Der Vorstand ist verantwortlich für alle wirtschaftlichen und rechtlichen Belange der Schule. Die Leitung der Schule wird von der Schulleitungskonferenz und der Geschäftsführerin/dem Geschäftsführer wahrgenommen. Die Mitglieder der Schulleitung werden von der pädagogischen Konferenz gewählt. Weitere von der Mitgliederversammlung oder der pädagogischen Konferenz gewählte Gremien werden der Elternrat, der Finanzausschuss, der Personalausschuss und der Gehaltsausschuss sein. Darüber hinaus können sich verschiedene andere Arbeitskreise bilden.